A função de assistente administrativo é bastante comum no mercado, sendo uma profissão essencial para a rotina das empresas. Ainda assim, muitos candidatos, e até mesmo empresários, acabam ficando confusos com os detalhes sobre ela, especialmente porque existem vagas com descrições bastante diversas quando se trata das listas de tarefas.
Presente em empresas de diferentes segmentos e tamanhos, o assistente administrativo é uma figura essencial para o bom funcionamento dos negócios. No artigo de hoje iremos explorar suas principais funções, habilidades mais importantes, como ingressar na carreira e muito mais. Confira agora!
O que faz um assistente administrativo?
A lista de tarefas de um assistente administrativo é bastante extensa, muitas vezes mudando conforme o setor e a empresa em que trabalha. Porém, existem algumas atividades que costumam se repetir de forma mais frequente, como:
✔ Organização de arquivos, documentos e correspondências;
✔ Emissão, pagamento e arquivamento de notas fiscais;
✔ Acompanhar os processos de logística do negócio ou setor;
✔ Elaborar relatórios gerenciais ou planilhas;
✔ Acompanhar a rotina dos colaboradores e auxiliar em suas atividades;
✔ Controle de correspondências, e-mails, agendas e compromissos;
✔ Pesquisas e levantamento de dados;
✔ Atendimento aos clientes e público geral;
✔ Auxílio em processos seletivos;
✔ Controle de estoque.
Em determinadas situações, o assistente administrativo pode ser visto como um ‘secretário’ dos líderes e gestores, tendo certa autonomia para algumas decisões e estando pronto para ser seu ‘braço direito’. Essa função oferece um suporte administrativo importante para o bom funcionamento dos negócios, fazendo a ponte entre os demais colaboradores e aqueles que realizam a gestão empresarial.
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Onde um assistente administrativo pode trabalhar?
Como vimos, o assistente administrativo é uma figura importante para a gestão empresarial. Por isso, ele é necessário em diferentes modelos de negócio, como: empresas privadas (tanto nos ramos de serviços, comercial e industrial), organizações sem fins lucrativos (ONGs), instituições, empresas públicas e de ensino.
Em relação aos setores, existe um número considerável de vagas para assistente administrativo em áreas como o de marketing, recursos humanos (RH), logísticas, financeiro, vendas, compras, contábil, atendimento, entre outros.
Essa é uma função com tantas possibilidades que se torna uma excelente oportunidade para quem busca um novo emprego. No BNE, você encontra mais de 14 mil vagas, distribuídas por várias cidades do Brasil. Acesse o link e confira!
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Quanto ganha um assistente administrativo no Brasil?
O salário de um assistente administrativo varia conforme a etapa em que está na carreira, porte da empresa e até mesmo estado onde mora. Além disso, é influenciado pelas atividades exigidas na vaga, que podem significar maior responsabilidade e, consequentemente, uma remuneração mais alta.
A seguir, trouxemos uma média salarial considerando a soma dos salários de diversos profissionais pelo país, e a divisão pelo número total deles. Essa é uma forma interessante de ter uma base sobre quanto ganha um assistente administrativo atualmente. Confira os valores:
Além de considerar o salário do assistente administrativo, é importante também analisar os benefícios oferecidos pela empresa. Eles complementam as vantagens da vaga e, em muitos casos, já são detalhados na descrição da oportunidade.
Como se tornar um assistente administrativo?
Em geral, as vagas para assistente administrativo exigem como nível de escolaridade o ensino médio completo. É desejado também que os candidatos saibam como utilizar eletrônicos, como a impressora e o computador, e ferramentas do Pacote Office, como o Excel e o Word.
Em alguns casos, dependendo das atividades ou do porte da companhia, será um bom diferencial ter domínio de outro idioma, principalmente o inglês. Cursos profissionalizantes relacionados às suas atividades, como aqueles ligados à informática, processos administrativos, logística, RH e marketing, colocam seu currículo em maior destaque.
Os cursos técnicos são outra forma de fortalecer o seu currículo, aumentando suas chances em determinadas vagas. Entre as opções, se destacam o tecnólogo em administração, Processos Gerenciais, Gestão Financeira, Secretariado e Logística.
Alguns profissionais optam por realizar uma graduação em Administração, visando uma carreira na área que pode se iniciar na função de assistente administrativo. Em outros casos, o ensino superior acaba sendo necessário devido ao porte da companhia e às responsabilidades da vaga.
Em cada caso, é comum que a média salarial acompanhe as exigências da carreira em administração.
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Quais são as habilidades essenciais para essa profissão?
Para se tornar um assistente administrativo de sucesso, é importante estar atento às habilidades profissionais mais solicitadas pelas empresas e recrutadores. Entre as mais comuns, estão itens como:
Organização
Para trabalhar no setor administrativo, especialmente como assistente, é esperado que o profissional auxilie na organização de diversos conteúdos, documentos e atividades. Por exemplo, é ele que irá receber, responder, armazenar e repassar documentos, e-mails, planilhas, relatórios e outros itens importantes, não só ao seu setor, mas também a todo o funcionamento da companhia.
Sendo assim, é fundamental que o assistente administrativo tenha entre suas habilidades profissionais a organização. Através dela, ele poderá auxiliar líderes e colegas em suas agendas e compromissos, documentação e até mesmo tarefas necessárias para o cotidiano.
Administração do tempo
Bastante ligada à organização, a administração do tempo é mais uma das habilidades profissionais essenciais para um assistente administrativo. Responsável por diversas atividades e por auxiliar ou direcionar muitos membros da equipe e da empresa, é preciso que esse profissional saiba como organizar seu tempo de forma que consiga manter prazos e não se sobrecarregue.
Comunicação
É esperado que o assistente administrativo esteja em constante contato com pessoas, sejam elas seus líderes e gestores, para quem atua como ‘braço direito’, colegas e membros de outras equipes, clientes, fornecedores, parceiros, entre muitos outros.
Para conseguir realizar esse contato da melhor forma é essencial que o assistente administrativo tenha uma comunicação eficaz, tanto oral quanto escrita. Ele deve ser respeitoso, claro e capaz de se adaptar a diferentes interlocutores e formatos.
Conhecimento em ferramentas
O setor administrativo utiliza muitas ferramentas em sua rotina, em especial tecnologias que auxiliam na organização, geração de dados e otimização de processos. Um dos conhecimentos mais importantes para o assistente administrativo é, sem dúvidas, o Pacote Office, principalmente o Excel. Outra possibilidade é o Google Planilhas.
Proatividade e autonomia
Durante a rotina de um assistente administrativo, haverá muitos momentos em que será necessário se adiantar a situações e problemas e ter a proatividade de tomar a frente para resolver a questão. Além disso, como alguém que faz a ponte entre gestão e equipe, será necessária certa autonomia para lidar com situações, responder a questionamentos e resolver dificuldades
Adaptabilidade e flexibilidade
Seja para se acostumar a uma nova ferramenta, lidar com um novo cliente, auxiliar em um evento especial ou mesmo adaptar suas atividades conforme as necessidades do negócio, a adaptabilidade e a flexibilidade são duas habilidades profissionais mais importantes para um assistente administrativo de sucesso.
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Senso de responsabilidade e postura ética
Muitas atividades e informações importantes acabam passando pela rotina do assistente administrativo, desde dados sobre colaboradores até informações sobre as finanças do negócio.
Para realizar essas tarefas, é fundamental que o profissional tenha um elevado senso de responsabilidade, sendo consciente da importância da sua função e do seu papel na aplicação. Além disso, é esperado dele uma postura ética para não compartilhar informações delicadas ou agir de forma não recomendada, tanto com a gerência quanto com os demais colaboradores.
Trabalho em equipe
Assim como a comunicação aparece como uma das mais importantes habilidades profissionais para um assistente administrativo, o trabalho em equipe também é. Afinal, em muitos casos, esse profissional precisará interagir com diferentes setores, tanto internos quanto externos, dependendo da colaboração de outros indivíduos para o bom funcionamento de suas atividades.
O mercado de trabalho para assistentes administrativos está aquecido?
A partir de 2023, houve um crescimento nos empregos formais registrados no país, segundo o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). De acordo com o levantamento, apenas naquele ano, foram registradas 23 milhões de novas vagas, especialmente em setores como administração, vendas, consultoria, construção civil e atendimento ao público.
Dentro do setor administrativo, algumas funções se destacam como as que mais geram empregos, entre elas a de assistente administrativo, comprovando que o setor está aquecido para esses profissionais. Isso significa que essa é uma excelente função para aqueles que buscam uma boa oportunidade no mercado de trabalho.
Qual a diferença entre auxiliar administrativo e assistente administrativo?
Muitos candidatos acreditam que o auxiliar e o assistente administrativo atuam na mesma função, porém isso não é verdade. Ainda que próximos, as profissões possuem características centrais diferentes, assim como o nível de responsabilidade, a média salarial e as habilidades profissionais necessárias.
O auxiliar administrativo fica responsável por tarefas mais operacionais, sendo, principalmente, um apoio para os demais integrantes da organização em suas tarefas. Já o assistente administrativo pode ficar responsável por atividades mais estratégicas e que exigem um conhecimento técnico mais profundo.
Além disso, o assistente administrativo precisa desenvolver uma visão analítica de situações, produtos e tarefas, sendo uma das figuras que auxiliam no desenvolvimento de estratégias. Enquanto isso, o auxiliar acaba sendo responsável por atividades com baixa priorização e complexidade.
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Onde encontrar vagas para assistente administrativo?
A função de assistente administrativo é uma das que mais emprega no Brasil atualmente. Com isso, é possível encontrar vagas por todo o país, em empresas de diversos segmentos e tamanhos. Também existem muitos concursos que buscam profissionais para atuar em órgãos públicos, alternativa bastante interessante e que pode oferecer uma média salarial atrativa.
Mas, se busca oportunidades mais acessíveis e ágeis, pode contar com um dos maiores sites de emprego do Brasil: o BNE! Em nossa plataforma, você encontra vagas para assistente administrativo em diferentes cantos do país, tanto no modelo presencial quanto no home office. Uma excelente oportunidade para dar um passo de sucesso na sua carreira!
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